Thủ tục tạm ngừng văn phòng đại diện của doanh nghiệp được quy định như sau:
Tại Khoản 2, 3, 4 Điều 57 Nghị định 78/2015/NĐ-CP có quy định:
“2. Trường hợp doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh tạm ngừng kinh doanh hoặc tiếp tục kinh doanh trước thời hạn đã thông báo, doanh nghiệp gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh đã đăng ký chậm nhất 15 ngày trước khi tạm ngừng kinh doanh hoặc tiếp tục kinh doanh trước thời hạn đã thông báo. Thời hạn tạm ngừng kinh doanh không được quá một năm. Sau khi hết thời hạn đã thông báo, nếu doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh vẫn tiếp tục tạm ngừng kinh doanh thì phải thông báo tiếp cho Phòng Đăng ký kinh doanh. Tổng thời gian tạm ngừng kinh doanh liên tiếp không được quá hai năm.
3. Trường hợp doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh, kèm theo thông báo phải có quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, của Hội đồng quản trị đối với công ty c ổ phần, của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh.
4. Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận hồ sơ cho doanh nghiệp sau khi tiếp nhận thông báo tạm ngừng kinh doanh, thông báo tiếp tục kinh doanh trước thời hạn đã thông báo của doanh nghiệp. Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy xác nhận về việc doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh đã đăng ký tạm ngừng kinh doanh, Giấy xác nhận về việc doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh đăng ký tiếp tục kinh doanh trước thời hạn đã thông báo. Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông tin doanh nghiệp đăng ký tạm ngừng kinh doanh, tiếp tục kinh doanh trước thời hạn đã thông báo đến cơ quan thuế để phối hợp quản lý nhà nước đối với doanh nghiệp.”
Theo quy định trên thì chậm nhất là trước khi văn phòng đại diện ngừng hoạt động 15 ngày, công ty phải thông báo về việc tạm ngừng hoạt động văn phòng đại diện;
Bạn nộp hồ sơ trên đến Phòng đăng ký kinh doanh nơi đặt văn phòng đại diện và nhận Giấy biên nhận. Nếu hồ sơ hợp lệ, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ trao Giấy xác nhận về việc văn phòng đại diện tạm ngừng hoạt động trong thời hạn 03 ngày làm việc.
Doang nghiệp cần chú ý rằng thời hạn đăng ký tạm ngừng hoạt động tối đa là 1 năm. Nếu sau đó văn phòng đại diện vẫn tiếp tục tạm ngừng hoạt động thì phải thông báo lại cho cơ quan đăng ký kinh doanh; thời hạn tạm ngừng hoạt động liên tiếp tối đa là 2 năm.
