Đơn vị của chúng tôi là văn phòng đại diện của một công ty tại nước ngoài, trong quá trình sử dụng con dấu chúng tôi không còn tìm thấy đăng ký mẫu dấu. Tôi nghe nói theo luật mới bây giờ chỉ cần thông báo sử dụng con dấu tới cơ quan quản lý là được mà không cần phải xin cấp lại có đúng không? Hiện tại, đơn vị của chúng tôi là văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài phải làm thủ tục gì với trường hợp này?

Trả lời

• Luật doanh nghiệp 2015 ra đời với nhiều điểm mới trong đó có việc doanh nghiệp được tự chủ về con dấu, được hướng dẫn cụ thể tại nghị định 96/2015/NĐ-CP theo đó các doanh nghiệp hoạt động theo luật doanh nghiệp và luật đầu tư 2015 thì chỉ cần thông báo mẫu con dấu sử dụng với cơ quan quản lý là Phòng đăng ký kinh doanh – Sở KHĐT cấp tỉnh thành phố như thông tin mà bạn có. Thông báo mẫu dấu này được đăng tải trên website của Cục ĐKKD tại địa chỉ “dangkykinhdoanh.gov.vn”. 
• Tuy nhiên đối với đơn vị của bạn là văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài, do đó đơn vị không hoạt động theo luật doanh nghiệp 2015 và nghị định 96/2015/NĐ-CP nên sẽ không làm theo hướng dẫn trên. Con dấu đối với văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài được quản lý theo nghị định 99/2016/NĐ-CP. Tại điều 17 nghị định này có quy định:

Điều 17. Hồ sơ đề nghị đổi, cấp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu
Văn bản đề nghị đổi, cấp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng con dấu, trong đó nêu rõ lý do.

Trên thực tế đối với trường hợp này phía văn phòng đại diện cần chuẩn bị các hồ sơ giấy tờ như sau:

• Văn bản đề nghị cấp đổi lại con dấu (nêu rõ lý do và có mẫu con dấu đang sử dụng)
• Bản sao giấy phép hoạt động văn phòng đại diện nước ngoài
• Giấy giới thiệu cho người thực hiện thủ tục

Quy trình xin cấp đổi lại con dấu tại cơ quan công an

Bước 1: Đại diện đơn vị nộp hồ sơ tại Phòng CS quản lý hành chính và TTXH (PC64) thuộc công an tỉnh, thành phố nơi đơn vị đặt trụ sở. Cơ quan tiếp nhận sẽ lập biên bản để xử phạt đối với hành vi làm mất mẫu con dấu
Bước 2: Sau 7 ngày đại diện đơn vị tới nhận quyết định phạt về hành vi làm mất con dấu và thực hiện nộp phạt vào kho bạc nhà nước, sau đó sẽ được cơ quan công an giới thiệu tới một đơn vị khắc dấu gần nhất
Bước 3: Liên hệ đơn vị khắc dấu được giới thiệu và nhận giấy hẹn đến lấy con dấu và đăng ký mẫu dấu mới

Lưu ý: Trên thực tế cơ quan công an sẽ thu hồi con dấu cũ và cấp lại con dấu và mẫu con dấu mới cho đơn vị, do đó đơn vị chủ động với các hồ sơ tài liệu cần đóng mẫu con dấu cũ

Mức phạt khi làm mất mẫu con dấu quy định ở đâu?

Mức phạt được quy định tại điều 4 và điều 12 của nghị định 167/2013/NĐ-CP như sau:

Điều 4. Quy định về mức phạt tiền
1. Mức phạt tiền tối đa trong lĩnh vực phòng, chống bạo lực gia đình đối với cá nhân là 30.000.000 đồng, đối với tổ chức là 60.000.000 đồng; mức phạt tiền tối đa trong lĩnh vực an ninh, trật tự, an toàn xã hội và phòng, chống tệ nạn xã hội đối với cá nhân là 40.000.000 đồng, đối với tổ chức là 80.000.000 đồng; mức phạt tiền tối đa trong lĩnh vực phòng cháy và chữa cháy đối với cá nhân là 50.000.000 đồng, đối với tổ chức là 100.000.000 đồng.
2. Mức phạt tiền quy định tại Chương II Nghị định này là mức phạt được áp dụng đối với hành vi vi phạm hành chính của cá nhân. Đối với tổ chức có cùng hành vi vi phạm, mức phạt tiền gấp 02 (hai) lần mức phạt tiền đối với cá nhân.
Điều 12. Vi phạm các quy định về quản lý và sử dụng con dấu
1. Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với một trong những hành vi sau đây:
a) Không thông báo ngay cho cơ quan có thẩm quyền về việc mất hoặc hư hỏng giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu;
b) Không đăng ký lại mẫu dấu với cơ quan có thẩm quyền theo quy định.

Trong trường hợp đơn vị bị mất mẫu con dấu vui lòng liên hệ Hoàng Tân Minh để được chúng tôi hỗ trợ một cách đơn giản. Hoàng Tân Minh nhận dịch vụ thông báo mất mẫu con dấu và cấp đổi lại con dấu cho đơn vị theo đúng quy định pháp luật và nhanh chóng