Cách thành lập văn phòng đại diện công ty cổ phần

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Để thuận lợi cho quá trình hoạt động, tiếp xúc khách hàng, các doanh nghiệp hiện nay có nhu cầu khá lớn về thành lập văn phòng đại diện. Trong nội dung bài viết này, Luật Hoàng Tân Minh hướng dẫn cho Quý độc giả cách đăng ký thành lập Văn phòng đại diện công ty cổ phần để giúp đơn giản hóa thủ tục pháp lý cho doanh nghiệp.

1. Những lưu ý khi thành lập Văn phòng đại diện công ty cổ phần

Trước khi thực hiện thành lập Văn phòng đại diện công ty cổ phần Quý khách hàng cần lưu ý các nội dung liên quan đến:

• Tên Văn phòng đại diện công ty: Tên Văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.
• Tên Văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện” đối với Văn phòng đại diện
• Tên Văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở Văn phòng đại diện. Tên Văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do Văn phòng đại diện phát hành.
• Địa chỉ trụ sở Văn phòng đại diện: là địa điểm liên lạc của Văn phòng đại diện trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
• Công ty cổ phần có quyền thành lập Văn phòng đại diện công ty cùng tỉnh với nơi đăng ký trụ sở chính hoặc ở các địa bàn khác trên lãnh thổ Việt Nam hoặc ở nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều Văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới hành chính.
• Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện: Văn phòng đại diện có chức năng đại diện công ty giao dịch với khách hàng
• Người đứng đầu Văn phòng đại diện: Người đứng đầu Văn phòng đại diện là cá nhân thường trú trên lãnh thổ Việt Nam.

2. Các bước thành lập Văn phòng đại diện công ty cổ phần

Bước 1: Chuẩn bị 01 bộ hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau:

• Thông báo đăng ký hoạt động Văn phòng đại diện(Theo mẫu Phụ lục tại Thông tư 20/2015/TT-BKH)
• Quyết định của Hội đồng quản trị về việc lập Văn phòng đại diện;
• Biên bản của Hội đồng quản trị về việc lập Văn phòng đại diện
• Quyết định bổ nhiệm Người đứng đầu Văn phòng đại diện;
• Giấy ủy quyền cho người thực hiện thủ tục này;
• Bản sao hợp lệ Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu Người đứng đầu Văn phòng đại diện

Bước 2: Nộp hồ sơ qua mạng trên Cổng thông tin điện tử quốc gia về đăng ký doanh nghiệp

• Dangkykinhdoanh.gov.vn
• Doanh nghiệp tiến hành đăng ký tài khoản kinh doanh (trong trường hợp chưa có tài khoản đăng ký kinh doanh và đăng ký lần đầu)
• Doanh nghiệp nhập thông tin doanh nghiệp thành lập Văn phòng đại diện trên tài khoản;
• Doanh nghiệp tiến hành  scan hồ sơ dạng pdf rồi gắn lên tài khoản và ấn nộp hồ sơ vào phòng đăng ký kinh doanh

Bước 3: Phòng đăng ký kinh doanh xem xét xử lý hồ sơ trong vòng 3 ngày làm việc.

• Trường hợp hồ sơ chưa chính xác, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ ra thông báo sửa đổi bổ sung hồ sơ theo yêu cầu.
• Nếu hồ sơ bị thông báo, doanh nghiệp sửa hồ sơ theo ý chuyên viên và nộp lại hồ sơ qua mạng. Thời gian nộp hồ sơ được tính lại từ đầu.
• Nếu hồ sơ hợp lệ thì doanh nghiệp tiến hành in Giấy biên nhận và Thông báo nộp hồ sơ qua mạng điện tử hợp lệ và nộp lên Phòng đăng ký kinh doanh.

Bước 4: Nhận kết quả hồ sơ đăng ký Văn phòng đại diện

4. Luật Hoàng Tân Minh cung cấp dịch vụ hướng dẫn thành lập Văn phòng đại diện công ty cổ phần

• Với mục tiêu xuyên suốt trong quá trình hoạt động là “mang lại lợi ích lớn nhất cho khách hàng”, Công ty Hoàng Tân Minh luôn nỗ lực hết mình để làm hài lòng mọi khách hàng khi sử dụng dịch vụ của chúng tôi. Về thời gian đăng ký thành lập Văn phòng đại diện công ty, chúng tôi sẽ tiến hành đăng ký thành lập Văn phòng đại diện nhanh nhất cho Quý khách hàng. Hơn nữa, Hoàng Tân Minh có đội ngũ chuyên viên đã có kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực này nên hồ sơ được soạn chính xác nên khả năng đăng ký thành công rất cao, tiết kiệm công sức và thời gian đăng ký.
• Khi cần hướng dẫn về thủ tục thành lập Văn phòng đại diện công ty cổ phần khách hàng hãy liên hệ với chúng tôi – Công ty Hoàng Tân Minh để được tư vấn các vấn đề liên quan như:
• Tư vấn quy trình thủ tục thành lập Văn phòng đại diện công ty cổ phần
• Hướng dẫn hoặc hỗ trợ doanh nghiệp soạn thảo thành lập Văn phòng đại diện cổ phần theo đúng quy định;
• Hỗ trợ các thủ tục cần thiết sau khi thành lập Văn phòng đại diện công ty như: khắc mẫu con dấu Văn phòng đại diện công ty; Công bố mẫu dấu Văn phòng đại diện công ty; mở tài khoản Văn phòng đại diện công ty
• Nhận ủy quyền và thay khách hàng làm thủ tục đăng ký thành lập Văn phòng đại diện công ty với cơ quan Nhà nước có thẩm quyền
• Chúng tôi rất mong nhận được sự tin tưởng và sự hợp tác từ khách hàng