Chào bạn, cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi câu hỏi đề nghị tư vấn luật đến Bộ phận luật sư tư vấn pháp luật của Công ty Luật Hoàng Tân Minh. Nội dung câu hỏi của bạn đã được đội ngũ luật sư của Chúng tôi nghiên cứu và tư vấn cụ thể như sau:
1. Cơ sở pháp lý:
2. Luật sư tư vấn:
- Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh. Chức năng chính của văn phòng đại diện là văn phòng liên lạc; thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới. Văn phòng đại diện được quyền đăng ký con dấu riêng để thuận tiện cho quá trình hoạt động, không phải đặt cùng tỉnh, thành phố trực thuộc trung nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Doanh nghiệp muốn thực hiện thăm dò thị trường, hoặc quảng bá thương hiệu tới các tỉnh thành ngoài tỉnh thành đang đặt trụ sở nên thành lập văn phòng đại diện.
- Do đó văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh, không được phát sinh doanh thu cũng như ký kết hợp đồng với khách hàng mà chỉ được thực hiện các công việc xúc tiến, giao dịch thay cho công ty mẹ. Vì vậy, ưu điểm lớn nhất của văn phòng đại diện là không phát sinh các thủ tục liên quan đến báo cáo thuế cũng như không phải nộp thuế môn bài. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể thành lập văn phòng đại điện cùng tỉnh thành phố hoặc khác tỉnh thành phố đều được.
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện được tiến hành theo các bước sau:
- Trường hợp của công ty bạn muốn mở văn phòng đại diện khác tỉnh so với nơi có trụ sở chính thì thủ tục thành lập sẽ thực hiện theo quy định tại Điều 33 Nghị định 78/2015/NĐ-CP như sau:
1. Khi đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, doanh nghiệp phải gửi Thông báo lập chi nhánh, văn phòng đại diện đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt chi nhánh, văn phòng đại diện. Nội dung Thông báo gồm:
a) Mã số doanh nghiệp;
b) Tên và địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp;
c) Tên chi nhánh, văn phòng đại diện dự định thành lập;
d) Địa chỉ trụ sở chi nhánh, văn phòng đại diện;
đ) Nội dung, phạm vi hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện;
e) Thông tin đăng ký thuế;
g) Họ, tên; nơi cư trú, số Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác quy định tại Điều 10 Nghị định này của người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện;
h) Họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
Kèm theo thông báo quy định tại khoản này, phải có :
2. Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của chủ sở hữu công ty hoặc Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần, của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh về việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện;
3. Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh văn phòng đại diện; nếu người đứng đầu văn phòng đại diện không đồng thời là người đại diện theo pháp luật hoặc cổ đông, thành viên, chủ sở hữu công ty;
4. Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân quy định tại Điều 10 Nghị định này của người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện.
- Trường hợp doanh nghiệp của bạn lập văn phòng đại diện tại tỉnh, thành phố khác nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính, Phòng Đăng ký kinh doanh nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở chính gửi thông tin đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính
- Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày quyết định lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp gửi thông báo lập văn phòng đại diện đến Phòng Đăng ký kinh doanh.
- Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu. Tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.
- Phần tên riêng trong tên văn phòng đại diện của doanh nghiệp không được sử dụng cụm từ “công ty”, “doanh nghiệp”. Tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.
- Theo Nghị định 139/2016/TT-BTC có hiệu lực từ 01/01/2017 quy định về lệ phí môn bài thì văn phòng đại diện có hoạt động sản xuất, kinh doanh phải thực hiện kê khai nộp thuế môn bài với mức 1.000.000 đồng/năm. Tuy nhiên, theo Công văn số 658/TCT-CS của Tổng cục thuế (có tính chất tham khảo) cũng nêu rõ đối với trường hợp Văn phòng đại diện của doanh nghiệp có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thì phải nộp lệ phí môn bài; trường hợp Văn phòng đại diện không hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa dịch vụ thì không phải nộp lệ phí môn bài theo quy định. Thực tế Văn phòng đại diện không phát sinh hoạt động kinh doanh được vì vậy không phải nộp thuế môn bài theo quy định tại Nghị định 139/2016/TT-BTC.
Rất mong nhận được sự hợp tác!
Trân trọng./.
